EXPEDIENTE ELECTRÓNICO JUDICIAL
El siguiente artículo tiene como fin esclarecer dudas en cuanto al
expediente electrónico judicial.
En primer lugar empezaremos a dar una definición en cuanto al significado
de un expediente propiamente dicho.
Un expediente es el conjunto de los documentos que corresponden a
una determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de
procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto
orden. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o
administrativo que lleva un cierto orden. Pero La definición de expediente
varía incluso según el país. En sí se trata de un instrumento administrativo
que recopila la documentación imprescindible que sustenta un acto
administrativo.
Ahora bien, conocido el concepto de expediente propiamente dicho veamos que
es un expediente electrónico,en el ámbito de la Administración de Justicia, se
define como el conjunto de información que se genera durante la tramitación de
un expediente judicial, tanto la emitida desde la propia oficina judicial como
la aportada por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se deriva
de los informes o aportaciones de peritos y profesionales.
Las ventajas que brinda el expediente electrónico al sistema judicial son
amplias como por ejemplo los sistemas de información que se implementan en las
oficinas judiciales, permiten que toda la información que se genera ya esté en
formato electrónico y se integre de forma natural en el Expediente Judicial
Electrónico, así también los documentos aportados por las partes y los
profesionales al expediente llegar a las oficinas judiciales, donde se
incorporarán al Expediente Judicial Electrónico, tanto si se trata de escritos
de trámite como en el caso de documentos que dan origen a un nuevo asunto
judicial, es así que se mantiene un mejor orden y conservación de dichos
expedientes además de su mejor y más rápida ubicación.
Entonces para beneficiarnos de estas ventajas sería necesario que la
Administración de Justicia busque y plantee que los litigantes, sus
representantes y demás profesionales presenten sus escritos en formato electrónica
con las debidas garantías y que los procesos a los que den lugar se tramiten
íntegramente en formato electrónico esto para hacer más rápida y ordenada los
procesos judiciales pero para conseguirlo sería necesario fomentar diversas
métodos y una correcta actualización de los actores judiciales.
La necesidad de realizar una correcta asimilación de estos cambios en
Justicia, viene marcada por los riesgos inherentes a todo proceso de
transformación. Es necesario gestionar la resistencia al cambio, especialmente
en aquellos colectivos poco familiarizados con los nuevos procesos y sistemas a
poner en marcha. Será necesario un nivel de compromiso suficiente como
catalizador del proceso de cambio, y la comunicación de una visión global y
compartida de los promotores para vencer las dificultades del impacto
organizativo y cultural que supone el hecho de trabajar con nuevos sistemas. A
su vez para poder interrelacionar a todos los usuarios de la Administración de
Justicia, es imprescindible que se disponga de medios seguros. Es necesario
acreditar quién está firmando los documentos, quién está realizando las
presentaciones, que lo que figura en el Expediente Judicial Electrónico es lo
que se ha presentado, en definitiva quién y en qué condición está accediendo a la
Administración de Justicia y es aquí donde la firma digital adquiere todo su
protagonismo.
Los documentos generados desde los sistemas de información de las oficinas
judiciales deberán estar firmados digitalmente por los usuarios con
autorización para ello, siendo estos inicialmente los secretarios, fiscales,
jueces y magistrados. Asimismo las presentaciones que se realizan en el juzgado
deberán tener la validez que en cada momento sea necesario. Los documentos
presentados en las sedes judiciales deben llevar una firma digital mediante una
entidad certificadora que a modo de sello de entrada, certifique que ese es el
documento que se ha presentado.
Finalmente podemos decir que La existencia del Expediente Judicial
Electrónico facilita la itineración de los mismos no sólo dentro de la nueva
organización entre las unidades procesales de apoyo directo y los servicios
comunes, sino también entre diferentes órganos de la estructura judicial, tanto
si se trata de itineraciones de asuntos entre órganos de la misma provincia
tales como elevaciones, recursos, inhibiciones, etc como entre órganos de
distintas ubicaciones geográficas.
POR: Yanira García Ramos.
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